Ben jij nog steeds elke maand eindeloos bezig met het handmatig versturen van alle facturen?

 

Bespaar veel geld en tijd en stap nu over op digitale facturatie! 

 

webwinkel beginnen

Informatie

Een modern bedrijf maakt tegenwoordig gebruik van digitaal factureren. En dat is niet zo gek want het digitaal factureren heeft veel voordelen.
Sinds 2009 is het rechtsgeldig en toegestaan om digitaal facturen te sturen. Toch zijn er nog een hoop bedrijven die nog niet gebruik maken van digitale facturen.

Een aantal grote voordelen van het digitaal factureren zijn:

- Geen onnodig papierwerk.
- Besparing op veel papier en printkosten.
- Komt professioneel en modern over.
- Geautomatiseerd dus besparing van veel tijd.
- Geen rekensommen en extra boekhouding voor facturen.
- Besparing van gemoeide arbeid.
- Snellere afhandeling van facturen.

Opzetten digitaal factureren

Het versturen van een digitale factuur is erg snel en efficiënt, toch denken veel bedrijven er te makkelijk over. Een digitale factuur is niet even een bestandje opsturen naar een klant. Het is een sinds 2009 ook een rechtsgeldig document, het is dus van belang dat een bedrijf het versturen van een digitale factuur ook echt serieus neemt. Waarom het zo serieus genomen moet worden leggen we hieronder uit.

Jouw bedrijf wil graag overgaan op digitaal factureren, maar hoe zet je dat voor het eerst op? In grote lijnen komt het overeen met de papieren facturen, maar het is toch net even iets anders.
Hieronder volgen een paar richtlijnen waar je op moet letten als je begint met het versturen van digitale facturen.

Een verstuurde factuur is direct geldig, geef dus het bedrijf of persoon die dit moet betalen ook genoeg tijd om de factuur te betalen. Een betalingstermijn van 18-20 dagen na het versturen van de digitale factuur is een goede richtlijn.
Als je een dienst of product geleverd hebt aan een klant dan is het factureren daarvan wettelijk verplicht, deze factuur moet binnen 10 dagen bij de klant bekend zijn.

Voor de rest zijn de dezelfde regels zoals die van een papieren factuur van toepassing: de factuur moet een opvolgend factuurnummer hebben, naam en adres moeten vermeld zijn, factuurdatum is vermeld (is tevens de datum waarop het verstuurd is), beschrijving van de geleverde diensten of producten, het BTW nummer van jou onderneming en het BTW bedrag is euro's. Lees meer over E-factureren

Automatisering facturen

Tegenwoordig zijn er verschillende geautomatiseerde manieren om jouw digitale factuur te versturen. Vooral met terugkerende facturen zoals een abonnement is dit erg handig. Je hoeft het een keer in te stellen en de facturen worden vanzelf gestuurd.
Ook als je gebruikt maakt van veel dezelfde producten waar een factuur voor gemaakt moet worden is een automatisch systeem erg handig. Want waarom zou je elke keer hetzelfde product apart moeten factureren?

Een ander voordeel van een geautomatiseerd systeem is dat de BTW aanvraag een stuk gemakkelijker gaat, dit hoef je namelijk niet meer zelf uit te rekenen want het systeem regelt dit allemaal. Met een druk op de knop download je in een handomdraai zo de omzetbelasting van al de digitale facturen die gemaakt zijn.

Het is met een geautomatiseerd systeem ook erg gemakkelijk om heel snel te zien welke klanten nog hun factuur moeten betalen en of er al een herinnering gestuurd is. Dit kan je ook automatisch aanzetten, heeft een klant binnen 14 dagen nog niet betaald dan kan het systeem automatisch een mail sturen met een herinnering aan de klant erin.

Sommige pakketten hebben niet alleen een digitale factuur optie maar ook een digitale urenregistratie ingebouwd een voorbeeld hiervan is Digitale Factuur. Hiermee gaat het automatiseren van bedrijfsprocessen een stuk sneller en gemakkelijker.
Voor een vergelijking van verschillende pakketten kunt u het beste kijken op onze vergelijkingspagina.